Hotelsoftware für Familienbetriebe: Warum All-in-One kleine Hotels entlastet

Was ist an einem Familienbetrieb anders als an einer Hotelkette?

Ein familiengeführtes Privathotel mit 20 bis 100 Zimmern hat keine IT-Abteilung. Die Software wählt, bezahlt und betreut die Familie selbst, oft neben Rezeption, Küche und Buchhaltung. Viele Mitarbeitende arbeiten in mehreren Bereichen, und in Saisonbetrieben wechselt ein Teil des Teams jedes Jahr. Jedes zusätzliche Programm bedeutet hier eine weitere Anmeldung, einen weiteren Vertrag und eine weitere Einschulung.

Wie viele Programme nutzt ein typisches Privathotel?

Nach Messungen bei homato-Kunden sind es 8 bis 10 Systeme, bevor ein Hotel auf eine gemeinsame Plattform wechselt. Typisch sind ein PMS, ein Channel Manager für die Buchungsportale, eine Registrierkasse, ein Dienstplan- und Zeiterfassungsprogramm, eine digitale Gästemappe, die Telefonanlage, ein Programm für Speisekarten oder Küche und mehrere Excel-Listen, die zwischen allem vermitteln.

Was kosten Einzelsysteme für ein Hotel mit 30 Zimmern?

Mit öffentlichen Preislisten gerechnet (30 Zimmer, 20 Mitarbeitende, eine Kasse, drei Buchungsportale, 35 Nebenstellen) kommen die Einzelsysteme auf rund 450 bis über 1.300 € netto pro Monat, typischerweise rund 730 €. Ein paar Beispiele:

• PMS: 65–105 € (österreichische Zimmersoftware für 30 Zimmer) bis mindestens 400 € (Apaleo)
• Channel Manager: z. B. SiteMinder 95 € bzw. 119 € im Beispiel mit 5 Zimmern, mit steigender Zimmerzahl mehr
• Registrierkasse: ca. 40 € (helloCash) bis ca. 72 € (ready2order mit Gastro-Paket) je Kasse
• Dienstplan: Shiftbase 30 € für 6 Mitarbeitende plus 4 € je weitere Person

Nicht enthalten sind Einmalkosten von etwa 1.000 bis 2.500 €, Schnittstellengebühren und Zahlungsgebühren. Die vollständige Tabelle mit allen Quellen steht im Artikel Was kostet Hotelsoftware wirklich?

Was bringt ein System aus einer Hand im Alltag?

• Ein Gästestamm: Eine Buchung über Booking.com landet direkt als Reservierung im Hotelmanagement, ohne Abtippen.
• Eine Rechnung: Getränke aus Restaurant und Bar werden an der Kasse direkt aufs Zimmer gebucht.
• Ein Zugang: Mitarbeitende melden sich einmal an und sehen, was sie für ihre Arbeit brauchen, vom Dienstplan bis zur Zimmerliste.
• Ein Vertrag und ein Ansprechpartner: Bei Problemen gibt es keine Diskussion, welcher Anbieter für die Schnittstelle zuständig ist.
• Eine Schulung: Neue Mitarbeitende lernen ein System statt fünf.

Braucht ein kleines Hotel einen Channel Manager?

Sobald ein Hotel Zimmer über mehrere Buchungsportale verkauft, ja. Ein Channel Manager gleicht Zimmerkontingente und Raten automatisch zwischen Hotelmanagement und Portalen wie Booking.com und Expedia ab. Ohne ihn werden Verfügbarkeiten von Hand gepflegt, und das Risiko von Überbuchungen steigt.

Bei vielen Systemen ist der Channel Manager ein eigenes Abo: Apaleo bindet ihn über Store-Apps an (z. B. ab 24 € im Monat), bei Mews ist er im Tarif Pro enthalten, im Tarif Core nicht. Bei homato ist der Channel Manager in die Software integriert und gehört zur Basis.

Wo hat All-in-One Grenzen?

Ein System für alles ist nicht für jedes Hotel die beste Wahl. Spezialisierte Einzellösungen können in ihrem Bereich tiefer gehen, und große internationale Plattformen bieten ein breiteres Ökosystem an Zusatz-Apps. Wer alles aus einer Hand bezieht, ist zudem stärker an einen Anbieter gebunden. Für homato gilt offen:

• nur als Cloud-Software verfügbar, keine Installation auf eigenen Servern
• Fokus auf den DACH-Raum
• öffentlich ist nur der Einstiegspreis, alles Weitere per Angebot
• junges Unternehmen (gegründet 2024)
• kleineres Integrations-Ökosystem als große internationale PMS-Plattformen

Was kostet homato für ein Privathotel?

homato beginnt ab 200 € netto pro Monat und Betrieb bis 20 Zimmer. In der Basis sind Hotelmanagement (PMS), Benutzerverwaltung, Channel Manager, homato Academy enthalten. Weitere Module wie xEDIKUR-Abrechnung, Therapieplanung, Kasse, Personal, Gastronomie, Gästemappe und Telefonanlage kommen je nach Bedarf dazu. Für Häuser mit mehr als 20 Zimmern und für weitere Module gibt es ein Angebot. Die Einrichtung wird individuell berechnet. Die Basis lässt sich mit dem Einrichtungsassistenten kostenlos selbst einrichten.

Wie gelingt der Umstieg ohne IT-Abteilung?

1. Programme, Verträge und Kündigungsfristen auflisten.
2. Mit der Basis starten: Hotelmanagement, Benutzer und Channel Manager, eingerichtet mit dem Einrichtungsassistenten.
3. Weitere Module nacheinander dazunehmen, am besten außerhalb der Hochsaison.
4. Das Team über die homato Academy einschulen, die in jedem Paket enthalten ist.

Alles Weitere zur Software für Privathotels steht auf der Seite Hotelsoftware für Privathotels; für Häuser mit Spa gibt es Hotelsoftware für Wellnesshotels.