Kurhotel digitalisieren: Der komplette Leitfaden 2026

Warum gerade jetzt digitalisieren?

Mehrere Termine fallen in die Jahre 2026 und 2027:

• Seit 1. Juli 2026 gilt die xEDIKUR-Spezifikation in Version 2.5.
• Die PVA macht die Vormeldung (R04, Status 2) zur Pflicht: verbindlich binnen 4 Wochen ab Bewilligung, Aufnahmen ohne Vormeldung werden abgewiesen. Bis voraussichtlich April 2027 kommen weitere Nachrichten wie Änderungsantrag (R11) und geleistete Therapien (R17) dazu.
• Das Übertragungsmodul der ELDA-Software wird nach dem 31. Dezember 2026 nicht mehr weiterentwickelt.
• Bei PVA-Aufenthalten zahlen Gäste die Ortstaxe seit 1. Juli 2026 direkt in der Einrichtung, auch wenn sie von der Zuzahlung befreit sind.

Wer ohnehin an Abrechnung und Meldewesen arbeiten muss, kann die Umstellung nutzen, um auch die übrigen Programme zu ordnen.

Schritt 1: Welche Systeme sind heute im Einsatz?

Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme. Nach Messungen bei homato-Kunden arbeiten Kurhotels mit 8 bis 10 Einzelsystemen. Typisch sind:

• Hotelmanagement (PMS) für Reservierungen, Zimmer und Rechnungen
• Channel Manager für Booking.com, Expedia & Co.
• xEDIKUR-Abrechnung bzw. Kurverwaltung
• Therapieplanung mit Therapeuten, Räumen und Diagnosen
• Registrierkasse für Restaurant, Bar und Shop
• Dienstplan und Zeiterfassung
• Gästeverzeichnis, Gästemappe und Pre-Check-in
• Telefonanlage
• Speiseplanung und Küche
• Excel-Listen, die irgendwo dazwischen vermitteln

Notieren Sie zu jedem System: Wer pflegt welche Daten? Welche Daten werden in ein zweites System abgetippt? Wann endet der Vertrag? Gibt es eine Schnittstelle, und wer bezahlt sie? Die Liste zeigt meist schnell, wo die meiste Zeit verloren geht.

Schritt 2: Welche rechtlichen Pflichten muss die Software abdecken?

xEDIKUR

Vertragseinrichtungen der Sozialversicherung rechnen elektronisch ab (§ 349a ASVG). Teilnehmende Träger sind PVA, BVAEB, SVS, AUVA und KFA Wien; die ÖGK ist kein xEDIKUR-Teilnehmer. Den Ablauf erklärt der Artikel xEDIKUR-Abrechnung Schritt für Schritt.

Registrierkasse (RKSV)

Registrierkassenpflicht besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 € übersteigen (§ 131b BAO). Für jede Barzahlung ist ein Beleg auszugeben. Die Kasse braucht eine Sicherheitseinrichtung mit signierten, verketteten Belegen; Signatureinheit und Kasse werden binnen einer Woche in FinanzOnline registriert, der Startbeleg wird geprüft. Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist mindestens vierteljährlich extern zu sichern.

Gästeverzeichnis („Meldeschein“)

Gäste sind binnen 24 Stunden im Gästeverzeichnis zu erfassen, mit Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Adresse, bei ausländischen Gästen zusätzlich mit den Daten des Reisedokuments (§ 5 MeldeG). Aufbewahrt wird 7 Jahre. Elektronisch geführt werden darf das Verzeichnis, wenn die Unterschrift per Scan, Unterschriftspad oder qualifizierter elektronischer Signatur erfasst wird und die Nummerierung fortlaufend und nicht änderbar ist (§ 19 MeldeV).

Arbeitszeit (KV Hotel- und Gastgewerbe, AZG)

Der Dienstplan muss 2 Wochen im Voraus aushängen. Die tägliche Ruhezeit beträgt 11 Stunden; bei geteilten Diensten in Küche und Service sind 8 Stunden zulässig, mit Ausgleich binnen 4 Wochen. Arbeitszeiten sind aufzuzeichnen (§ 26 AZG).

Schritt 3: In welcher Reihenfolge stellt man um?

Bewährt hat sich eine Reihenfolge nach Fristen und Abhängigkeiten, nicht nach Wunschliste:

1. Abrechnung und Meldewesen: ELDA-Zugang, xEDIKUR 2.5 und PVA-Vormeldung haben feste Termine.
2. Hotelmanagement mit Gästeverzeichnis: Hier entstehen die Stammdaten, auf die alle anderen Module zugreifen.
3. Kasse: Eine neue Registrierkasse wird binnen einer Woche in FinanzOnline registriert; ein ruhiger Monat erleichtert den Wechsel.
4. Personal und Dienstplan: am besten vor Saisonbeginn, wenn die neuen Mitarbeitenden ohnehin eingeschult werden.
5. Gästemappe, Pre-Check-in, Telefonie: bringen Komfort, haben aber selten Fristen.

Ob alles aus einem System kommt oder aus mehreren: Planen Sie die Umstellung außerhalb der Hochsaison und Modul für Modul, mit einer kurzen Phase, in der altes und neues System parallel laufen.

Schritt 4: Wie übernimmt man die Daten?

• Gäste und Buchungen: Gästestamm und künftige Reservierungen übernehmen; das bisherige Gästeverzeichnis bleibt für die 7-jährige Aufbewahrung zugänglich.
• Offene Bewilligungen: laufende und bewilligte, aber noch nicht angetretene Aufenthalte vollständig übernehmen, damit keine Vormeldung verloren geht.
• Mitarbeitende: Stammdaten, Arbeitszeitmodelle und Urlaubskonten zu einem Stichtag übernehmen.
• Kasse: Artikel und Preise übernehmen; das DEP der alten Kasse vorher extern sichern.

Schritt 5: Wie schult man das Team ein?

In Kurhotels arbeiten viele Saisonkräfte, und jedes Jahr kommen neue Mitarbeitende dazu. Klassische Software-Schulungen kosten oft 300 bis 490 € pro Person und Kurs und sind an Termine gebunden. Besser funktioniert eine Einschulung, die jederzeit und im eigenen Tempo möglich ist.

Die homato Academy ist dafür in jedem Paket enthalten: 342 Mikrokurse von ein bis drei Minuten in 11 Lernpfaden, auf Deutsch, Englisch und Ungarisch. Wie das im Alltag aussieht, beschreibt der Artikel Wie schult man Saisonkräfte im Hotel schnell ein?

Was kostet die Digitalisierung?

Für Kurhotel-Software mit xEDIKUR nennt kein Anbieter öffentlich Preise. Einzelsysteme lassen sich dagegen gut vergleichen; eine Übersicht mit Quellen steht im Artikel Was kostet Hotelsoftware für Kurhotels wirklich?. homato beginnt ab 200 € netto pro Monat und Betrieb bis 20 Zimmer; xEDIKUR-Abrechnung und Therapieplanung sind Module, die per Angebot dazukommen.

Checkliste: Ist Ihr Kurhotel bereit?

• Alle Programme, Verträge und Kündigungsfristen sind aufgelistet.
• Für jede Pflicht (xEDIKUR, RKSV, Gästeverzeichnis, Arbeitszeitaufzeichnung) ist klar, welches System sie erfüllt.
• ELDA-Zugang mit xEDIKUR-Seriennummer ist vorhanden, die Meldungen laufen nach Version 2.5.
• Die PVA-Vormeldung binnen 4 Wochen ab Bewilligung ist im Tagesablauf verankert.
• Das DEP der Registrierkasse wird mindestens vierteljährlich extern gesichert.
• Das Gästeverzeichnis wird mit fortlaufender, nicht änderbarer Nummerierung geführt und 7 Jahre aufbewahrt.
• Dienstpläne hängen 2 Wochen im Voraus aus; Arbeitszeiten werden aufgezeichnet.
• Für neue Mitarbeitende gibt es einen festen Einschulungsweg, der ohne Trainertermin funktioniert.
• Die Umstellung liegt außerhalb der Hochsaison, mit einem Modul nach dem anderen.